5+1 tipů, jak pracovat efektivně (nejen na rodičovské)

Zajímá vás, jak skloubit péči o děti a pracovní povinnosti/radosti? Stále hledáte způsoby, nástroje či cesty, které vám pomohou být efektivní? Ráda vám prozradím, co funguje u mě a co se mi osvědčilo.

Pracuji po celou dobu mateřské/rodičovské „dovolené“. Má práce mě baví, chci mít přehled o novinkách a trendech v oboru a vím, jak je nutné se neustále vzdělávat. Pracovní trh a všechno kolem nás se vyvíjí tak rychle, že když z toho jednou vypadneme, těžko se naskakuje zpět do rozjetého vlaku. Ano, času při mateřské/rodičovské je málo. Proto je důležité si to umět správně zorganizovat. Jak na to?

Systém, který vám chci představit, už téměř rok dodržuji a vyhovuje mi. Budu ráda, když v něm najdete inspiraci.

Máte při práci nějaký rituál? Pro mě je to jednoznačně káva. Vyberte si podle svého gusta v e-shopu Zlaté zrnko.

1. Udělejte si plán činností na každý den

Ačkoli mám všechny důležité materiály pro práci v digitální podobě (v cloudu na mém počítači) a technologie mi velmi usnadňují práci, přesto nedám dopustit na pracovní diář v klasické papírové podobě. Proč? Protože na papíře jsou pro mě úkoly a činnosti přehlednější.

  • Do pracovního diáře si zapisuji úkoly/činnosti, kterým se chci věnovat, které je potřeba splnit (časově náročné i méně náročné, důležitější i méně důležité). Úkol si zapíšu k určitému dni. To znamená, že takto mám naplánované úkoly třeba týden i dva dopředu.
  • Na jeden den si stanovím max. 5 úkolů. Protože vím, že je můžu zvládnout splnit. To, co nestihnu, mohu případně přesunout do dalšího dne.
  • Ke každému úkolu si poznamenám, kolik času mi zabere (5 min., 30 min., 2 hodiny). Díky tomu se snáze rozhoduji, na jakém úkolu začnu pracovat, když usednu k počítači – rozhoduji se podle toho, kolik mám na něj času. Když vím, že dcera dopoledne spí pouze hodinu, nezačnu pracovat na úkolu, který mi bude trvat 2 hodiny, ale vyberu si ty méně časově náročné.

TIP: Zvýrazněte si nejdůležitější úkol. Ten, který musíte splnit v konkrétní den.

Úkol splněn? Škrtejte. A pokud se činnost opakuje v pravidelných intervalech, nezapomeňte si jej znovu napsat.

2. Používejte cloudové úložiště

Určitě doporučuji používat cloudové úložiště. Dokumenty, materiály a veškeré podklady máte kdykoliv a kdekoliv k dispozici (pokud máte připojení k internetu). Velkou výhodou také je, že nemusíte nic ukládat, protože veškeré změny se ukládají automaticky. A navíc, dokumenty můžete komukoliv nasdílet a veškeré změny, které druhý člověk provádí, uvidíte živě.

Já osobně používám Google Disk, ale vám může třeba více sednout cloudové úložiště od Microsoftu (Office 365).

3. Zamilujte si tabulky

Nejsem tabulkový tip. Tabulky nejsou pro mě vizuálně zajímavé. Ale funkčně rozhodně ano. V rámci Google Disku využívám Google Tabulky (ale můžete využívat také např. Excel). Tabulky jsou super v tom, že k danému projektu/úkolu máte veškeré informace na jednom místě a přehledně. Na dolní liště si vytvoříte záložky, např. na podúkoly či dle oblastí a už se jen proklikáváte jednotlivými záložkami. A už nemusíte přemýšlet, kam jste si to vlastně uložili.

Vyberte si pěkný diář, do kterého se vám budou psát pracovní úkoly s radostí.

4. Moje agenda

Udělejte si seznam vašich projektů a pracovních činností. Ať už pracujete na více projektech nebo jen na jednom, rozepište si, jakým činnostem se věnujete. Proč? Vyprázdníte si hlavu a budete to mít černé na bílém.

5. Oblíbené stránky (záložky)

Důležité internetové stránky, které potřebujete a používáte při své práci, si uložte ve svém prohlížeči do oblíbených. Vytvořte si kategorie – složky. Např. Název projektu, Vzdělávání, Inspirace atd. Udržujte si pořádek a poctivě třiďte. Nemusíte tak už nikdy přemýšlet, jak se webová stránka, kterou hledáte, jmenuje.

6. Trello jako záloha

A na závěr bych doporučila využívat online manažer prací. Já osobně dlouho používala Trello (je zdarma), než jsem začala naplno využívat pracovní diář. Pro jistotu mám v Trellu rozepsané projekty a pod každým projektem úkoly s termíny. Aktuálně tedy jen pro mou kontrolu. Trello a další online managery jsou především pro práci v týmu.

Doporučení na závěr – nenechte se vyrušovat

  • Sociální sítě zkontrolujte pouze ráno, (v poledne) a večer. Nebojte se, nic vám neuteče.
  • Ukliďte si na pracovním stole. Čistý stůl = čistá mysl.

Inspirujte se, vzdělávejte se, čtěte.

Jak sladit práci a rodinu?

Share on facebook
Sdílet na Facebooku
Share on twitter
Sdílet na Twitteru
Tereza Dvořáková

Tereza Dvořáková

Už od studií mě to táhlo k výchově a vzdělávání. Díky tomu jsem vystudovala pedagogickou fakultu a získané znalosti následně využila jako pedagog 1. stupně na ZŠ. Protože mám ráda výzvy a chtěla jsem se naučit něco nového, změnila jsem profesi úplně a mohla jsem konečně propojit vše, co mě baví - výchova, vzdělávání dospělých a profesní rozvoj v souvislosti s online marketingem a copywritingem. Nyní si především užívám nové role maminky.