Zajímá vás, jak skloubit péči o děti a pracovní povinnosti/radosti? Stále hledáte způsoby, nástroje či cesty, které vám pomohou být efektivní? Ráda vám prozradím, co funguje u mě a co se mi osvědčilo.
Pracuji po celou dobu mateřské/rodičovské „dovolené“. Má práce mě baví, chci mít přehled o novinkách a trendech v oboru a vím, jak je nutné se neustále vzdělávat. Pracovní trh a všechno kolem nás se vyvíjí tak rychle, že když z toho jednou vypadneme, těžko se naskakuje zpět do rozjetého vlaku. Ano, času při mateřské/rodičovské je málo. Proto je důležité si to umět správně zorganizovat. Jak na to?
Systém, který vám chci představit, už téměř rok dodržuji a vyhovuje mi. Budu ráda, když v něm najdete inspiraci.
1. Udělejte si plán činností na každý den
Ačkoli mám všechny důležité materiály pro práci v digitální podobě (v cloudu) a technologie mi velmi usnadňují práci, přesto nedám dopustit na pracovní diář v klasické papírové podobě. Proč? Protože na papíře jsou pro mě úkoly a činnosti přehlednější.
- Do pracovního diáře si zapisuji úkoly/činnosti, kterým se chci věnovat, které je potřeba splnit (časově náročné i méně náročné, důležitější i méně důležité). Úkol si zapíšu k určitému dni. To znamená, že takto mám naplánované úkoly třeba týden i dva dopředu.
- Na jeden den si stanovím max. 5 úkolů. Protože vím, že je můžu zvládnout splnit. To, co nestihnu, mohu případně přesunout do dalšího dne.
- Ke každému úkolu si poznamenám, kolik času mi zabere (5 min., 30 min., 2 hodiny). Díky tomu se snáze rozhoduji, na jakém úkolu začnu pracovat, když usednu k počítači – rozhoduji se podle toho, kolik mám na něj času. Když vím, že dcera dopoledne spí pouze hodinu, nezačnu pracovat na úkolu, který mi bude trvat 2 hodiny, ale vyberu si ty méně časově náročné.
TIP: Zvýrazněte si nejdůležitější úkol. Ten, který musíte splnit v konkrétní den.
Úkol splněn? Škrtejte. A pokud se činnost opakuje v pravidelných intervalech, nezapomeňte si jej znovu napsat.
2. Používejte cloudové úložiště
Určitě doporučuji používat cloudové úložiště. Dokumenty, materiály a veškeré podklady máte kdykoliv a kdekoliv k dispozici (pokud máte připojení k internetu). Velkou výhodou také je, že nemusíte nic ukládat, protože veškeré změny se ukládají automaticky. A navíc, dokumenty můžete komukoliv nasdílet a veškeré změny, které druhý člověk provádí, uvidíte živě.
Já osobně používám Google Disk, ale vám může třeba více sednout cloudové úložiště od Microsoftu (Office 365).
TIP: Baví vás psaní a ráda byste si přivydělala při mateřské? Zkuste to jako copywriterka.
3. Zamilujte si tabulky
Nejsem tabulkový tip. Tabulky nejsou pro mě vizuálně zajímavé. Ale funkčně rozhodně ano. V rámci Google Disku využívám Google Tabulky (ale můžete využívat také např. Excel). Tabulky jsou super v tom, že k danému projektu/úkolu máte veškeré informace na jednom místě a přehledně. Na dolní liště si vytvoříte záložky, např. na podúkoly či dle oblastí a už se jen proklikáváte jednotlivými záložkami. A už nemusíte přemýšlet, kam jste si to vlastně uložili.
4. Moje agenda
Udělejte si seznam vašich projektů a pracovních činností. Ať už pracujete na více projektech nebo jen na jednom, rozepište si, jakým činnostem se věnujete. Proč? Vyprázdníte si hlavu a budete to mít černé na bílém.
5. Oblíbené stránky (záložky)
Důležité internetové stránky, které potřebujete a používáte při své práci, si uložte ve svém prohlížeči do oblíbených. Vytvořte si kategorie – složky. Např. Název projektu, Vzdělávání, Inspirace atd. Udržujte si pořádek a poctivě třiďte. Nemusíte tak už nikdy přemýšlet, jak se webová stránka, kterou hledáte, jmenuje.
6. Trello jako záloha
A na závěr bych doporučila využívat online manažer prací. Já osobně dlouho používala Trello (je zdarma), než jsem začala naplno využívat pracovní diář. Pro jistotu mám v Trellu rozepsané projekty a pod každým projektem úkoly s termíny. Aktuálně tedy jen pro mou kontrolu. Trello a další online managery jsou především pro práci v týmu.
Doporučení na závěr – nenechte se vyrušovat
- Sociální sítě zkontrolujte pouze ráno, (v poledne) a večer. Nebojte se, nic vám neuteče.
- Ukliďte si na pracovním stole. Čistý stůl = čistá mysl.
Inspirujte se, vzdělávejte se, čtěte.
